企業にとって営業、輸送、送迎など、車は業務を円滑にするうえで必要不可欠なものです。しかし、その維持管理にはお金がかかります。車両管理費のコストダウンの方法の一つとして「社用車の共有」が効果的です。そこで今回は、共有車両のメリットと導入における課題、解決策などをご紹介します。
社用車にかかるコスト
利用状況によって異なりますが、普通車を１台保有した場合の年間維持費は約40万円と言われています。必要なものの代表例としては、税金、自賠責保険料、車検、整備代、燃料費、駐車場代などがあります。車両を多く保有すればするほどこのコストは嵩みます。
さらに、管理台数が多い状態は車両を適切な状態に管理する「車両管理業務」も煩雑になり、車両管理者の工数も増加します。そこで車両保有台数を適切に見直して業務効率を向上すると同時に車両コストと車両稼働を最適化する必要があります。
車両稼働を最適化する３つのステップ
では車両稼働を最適化するにはどうすればいいのでしょうか。まずは現在の車両稼働状況を把握することが大切です。ここでは車両稼働状況の把握、車両削減、適切な配車・コストを実現する３つのステップをご紹介します。
１：車両台数の多い拠点を選定する
管理拠点が複数ある場合には規模の大きい拠点や車両台数が多い拠点を選定し、スモールスタートで把握しましょう。調査期間は１か月とし、管理者側とドライバー側での認識を合わせます。管理部門と現場の両者が協力する必要があるため、お互いのメリットを明示して合意したうえで始めることが大切です。管理部門にとってはコスト削減が一番のメリットかもしれませんが、現場にとっては業務効率の向上で残業が減ることがメリットであるかもしれません。
２：各車両の利用状況を確かめる
１日の最大・最小稼働台数は何台なのか、どの時間に稼働が集中しているのかなど、利用状況を客観的に把握しましょう。走行データを収集・可視化できるツールの導入をすることで、稼働実績の取得が容易になります。
３：確認した利用状況をもとに削減可能台数を算出
単純に台数を削減するのではなく、カーシェア・レンタカーの併用も含めて複数パターンでの稼働・料金シミュレーションをしましょう。最近では短時間で安く利用できるカーシェアリングサービスも普及していますので、削減する車両の代替として取り入れるのもひとつの方法です。
ただし１つの基準として、車両を30台以上保有している拠点は車両を削減できる可能性が高くなりますが、保有台数が５台程度かつすでに共有利用されている場合はそれ以上の削減が難しいケースが多くなります。
この3つのステップで、一人に一台車両を割り当てるのではなく、より効率よく利用するために車両を共有することができるようになります。そうすることで、拠点本来の必要車両台数が維持できるようになり、コスト削減が実現化されるのです。
車両共有化の課題と解決策
１台の社用車を複数のドライバーで共有するとなると、円滑に共有するための仕組みづくりが大切になります。これに失敗すると生産性やドライバーの間で不満が出る恐れがあります。ここでは車両共有化で起こりうる課題と解決策についてお話します。
１：予約や予約確認時のトラブル
社用車予約方法の一般的な方法の一つに、紙の予約表・ホワイトボードがあります。しかしこれらの方法は設置場所でないと確認できないため、手間がかかります。アナログ管理は記入した情報が正しく修正・更新されない、日時の誤記入などといったミスも起こりやすいです。また突然スケジュール変更があった場合に情報更新が間に合わない、予約に気付かないことでダブルブッキングが起こることも考えられます。
２：ルールが守られない
予約方法が煩雑な場合、予約や利用のルールが守られなくなる危険性があります。例えば「予約をしたのに、時間になっても車を利用しない」「予約時間を過ぎても車を使っている」「返却時間に遅れる場合の連絡がない」「誰が車を使っているか分からない」などが上げられます。
予約・利用のルールが守られていないのは管理ができていない状態と言えます。まずはどの車両が現在どのような状況なのかを掴めなくては改善方法の検討も難しいでしょう。
業務開始前後のアルコールチェック義務化もあり、社用車を利用する問題以外に法令順守を徹底させるためにも、予約・利用のルールは徹底しておくことが大切です。
＜解決策＞
１：予約ルールの策定・徹底
社用車の予約管理をスムーズにするには、予約ルールを作って関係者に順守させることです。予約システムを導入しても、適切なルールがなければその効果を最大限生かすことはできません。また、どんなルールがあっても守られないものであれば意味がありません。
登録ルールや予約システムの使い方を最初に定めて、ルールを守れなかった場合のペナルティなどを設定しておきましょう。
２：車両管理システムの利用
車両管理システムとは、社用車の車両情報やドライバー情報を一元管理できるものです。サービスによって使える機能に差はありますが、車両の位置情報や運転内容のほかにドライバーの免許更新時期など社用車に関する幅広い情報を管理できることが特徴です。
また、車両管理システムには社用車予約管理機能が備わっている場合が多いです。予約状況と稼働している車両、使用者をひと目で確認できるので、予約状況の確認がしやすくなります。
さらに予約をして車両利用しているか、予約時間内に利用が終わっているか、空予約はないかなど予約状況と実態を確認しやすいのでドライバーがルールを守っているかも分かりやすくなります。
車両管理システムによっては、スマホから予約申請を行うことが可能です。出先からでも車両予約ができれば、利用側・管理側双方の負担を軽減できるでしょう。
最後に
車両削減を行った後には全車両の利用状況を見える化し、使いたい時に空き状況を見つけて使えるようにすることで共有車両の理想的な運用を実現したと言えます。そのためには車両管理部門とドライバーの誰もが車両状況をリアルタイムで把握し、予約や予約変更ができることが理想的です。
この度、弊社にて運営をしているクラウド型車両管理システムKIBACOにも共有車予約機能が実装されました。ご興味のある方はお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。