車両管理に関わる業務は車種選定にはじまり、リース契約や保険契約といった契約情報管理から事故・故障時の対応まで多岐にわたります。コンプライアンスやCSRという考えが社会に浸透している今、事故の多発や車検証の更新忘れなどは企業の信頼を失墜させてしまいかねません。よって、企業に求められる車両管理の責任はますます重大なものになっていると言えます。
そこで今回このページでは車両管理の重要性について、車両管理の根本的な業務内容などを踏まえながら分かりやすくご紹介します。
車両管理とは
これから車両管理を始める方にとってはそもそも車両管理が何を指すのか、分からないという方もいるのではないでしょうか。ここでは、車両管理を行う上で管理しなければならない項目について簡単にご紹介します。既に車両管理を行っている方にとっても参考になる部分があるかと思います。
１：車両を特定するための情報
- 車両本体にかかわる項目（車両を特定する項目）
登録番号、車名、初度年度、車検日、メーカー、車格、型式、車台番号 - 購入にかかわる項目・廃車にかかわる項目
仕入区分、仕入先、購入・契約年月日、廃車・解約年月日
購入・リース金額
２：車両を把握するための情報
- 車検・整備状況にかかわる項目
車検有効期限、車検更新状況、定期（法定）点検記録、整備工場名
整備工場住所、整備状況、整備履歴 等 - 修理・事故にかかわる項目
事故区分、事故分類、保険適用有無、入庫工場名、入庫工場住所
修理区分、修理分類、修理費用 等 - 使用・管理にかかわる項目
走行距離、日常点検、管理部署（拠点）名、リース会社（ディーラー）名
駐車場名、駐車場住所、駐車場賃料、車両移動情報 等
３：車両または運転者に紐づく管理項目
- 自賠責保険・任意保険にかかわる項目
保険会社名、証券番号、契約開始年月日、契約満期年月日、保険期間
保険料、各種保険金額（契約内容）、保険代理店名 等 - ＥＴＣカード・給油カードにかかわる項目
ETCカード番号、ETC車載器番号、ETC利用料金、給油カード番号
給油量、給油料金、駐車場カード番号、駐車場使用料 等 - 運転者・管理者にかかわる項目
運転者名、運転者部署名、免許証有効期限、運転者健康状況、車両管理者名
安全運転管理者名、安全運転管理者講習受講有無 等
※安全運転管理者とは...一定台数以上の車両を所有する企業が自動車の安全運転に必要な業務を行わせるために選任する責任者のことです。
上記に記載されているのは、車両管理におけるごく一部の業務です。既に車両管理を行っている方にとっては、見覚えのある項目が多いのではないでしょうか。一方で、これから車両管理を行うという方には不安を与えてしまったかもしれません。
しかし、面倒だからといって車両管理を怠ってしまうと、車検や自賠責保険の満期超過に気付かず、コンプライアンス違反により企業のイメージダウンや信用を失う原因にもなり得ます。また、車両の日常点検や運転者の健康管理を疎かにしてしまったがために社員が事故を起こし、大けがによる入院や死に至るケースもゼロではありません。
つまり、車両管理はコンプライアンスの強化はもちろん、企業の信用や社員の身を守るためにも重要な業務なのです。
車両管理のメリット
車両管理には非常に多くの管理項目があることは上記からお分かり頂けたかと思います。車両管理者にとっては管理を細かく行えば行うほど、日常の業務に加えて煩雑な業務も増えてしまいますが、管理をしっかり行うことで得られるメリットもあります。
１：車両コストの削減
様々な自動車サービスが普及している今日において、車両の所有形態もまた企業によって様々です。固定資産として車両を購入する場合、リース契約を結んで車両を所有する場合、また最近では車両を一台も持たずにレンタカーやカーシェアを利用している企業もあります。
さらに社内の部署によって所有形態が異なるというところもあるでしょう。車両管理を行う上で、所有形態に正解があるわけではありません。それは企業の働き方や用途によって所有形態も変わってくるからです。
どのような所有形態が自社に最も適しているかを見極めて車両を保有し、稼働日数が少ない車両については減車による最適な台数保持の実現を図ることで、車両コストを低減させる事ができます。また、当然社有車は会社にとっての資産となりますが、従業員の中には私的な目的や、不必要に車両を使用する人もいるかもしれません。そのため、従業員の運転を管理し、無駄な走行を抑えることでガソリン代や高速代の削減にも繋がります。
２：リスクの低減
車両を所有することで社員の移動は楽になり、バスや電車の通っていない地域においても営業活動ができるなどの利点があります。しかしその反面、車両を所有することで当然ながらリスクも発生します。その代表的な例として挙げられるのが、事故や故障です。事故は防ごうと思って防げるものではありません。
しかし、多くの事故は運転者の注意力散漫によるものであるため、運転者ひとりひとりの心掛けによって防げるものもあります。そのため、日頃から車両管理者や各部署の上長による運転者への安全意識の植え付けが重要となります。例えば、事故の多い拠点や車両台数が多い拠点に対しては、ポスターやメールを使った安全啓発活動を行うことで、事故に対する注意力を向上させることができます。文面では中々思うようにいかないという時は、位置情報や危険運転挙動を検知できるテレマティクスのような安全機器を導入して、社員様の運転管理をしても良いかもしれません。
また、故障についても運転者が欠かさず日常点検を行い、法定点検や車検をしっかりと受けることで、ある程度の故障は未然に防ぐことができるでしょう。そのため、車両管理者は車両の点検管理や車検満期管理を行い、点検を受けていない車両があれば該当の運転者へフォローすることが大切です。そうすることで故障の減少はもちろん、法定点検や車検漏れといったコンプライアンス違反も防ぐことが可能です。
適切な車両管理を行うことで上記のようなメリットを享受する事ができますが、車に関する知識がないまま車両管理を行おうとすると、膨大な工数がかかったり、車両コストの増大にも繋がる場合があります。つまり、車両管理にはそれなりの知識と工数を要するのです。
そこで近年、車両管理業務をサポートするためのアウトソーシングサービスが増えてきました。弊社のサービスもその一つです。次の章では、「車両管理のBPO」についてご紹介します。
車両管理のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
上記のとおり、車両管理には数多くの種類があります。実際に企業で車両管理を導入・運用する場合、これらすべての車両管理業務を車両管理者が行おうとすると、その他の業務と並行して行うことは困難でしょう。しかし、そのような状況であっても車両を所有している以上、疎かにすることができないのも事実です。このような時に役立つのが車両管理業務におけるアウトソーシングサービス、いわゆる「車両管理のBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」です。
BPOとは、企業が本来やらなければならない業務以外の業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託することです。BPOには車両管理以外にも、さまざまな業務をサポートするサービスが存在します。その中で近年、車両管理体制の最適化を図る手段として、「車両管理のBPO」への注目が集まっています。
「車両管理のBPO」では、車両管理に関連する特定業務の一部を外部委託する、あるいは車両管理業務の全てを外部委託する手段があります。企業の車両台数や契約状況、車両管理体制によってどこまでの業務を外部委託するのかを決めても良いかもしれません。あるいは、車両管理会社と相談しながら決めるのも一つです。現状、車両管理業務にどれだけのコストや工数を要しているのか社内の車両管理体制を今一度見つめ直し、最適な車両管理体制を再構築してみてはいかがでしょうか。
キムラユニティーにお任せください！
当社、キムラユニティーにおいても「車両管理のBPO」として、企業が欠かすことのできない車両管理業務を代行するサービス「カー・マネジメント・サービス（CMS）」が存在します。当社の提供するサービスは一般的なアウトソーシング会社のサービスと異なり、「業務代行」に加えて「業務設計」や「分析・改善」を継続的に実施し、コンサルティングという形で現状の課題やその解決策についてもご提案します。当社は特定のメーカーやリース会社など各サプライヤーに対して依存していないため、常に中立的な立場でお客様にとって最適な車両管理体制の構築をお手伝いすることができます。
よって、車両管理者が抱えている煩雑な車両管理業務を当社が代行することにより、車両管理を行う上で発生する工数の削減やリース料・自動車保険等の車両に掛かるコストの削減、コンプライアンスの観点から安全・品質の向上や事故の削減等についても過去の実績や豊富な知識に基づき、お客様のご要望に対して真摯にお応えしていきます。
お車のことはぜひ、キムラユニティーにお任せください。